Come gestire al meglio la Trade Compliance

Uno tra gli aspetti centrali della Trade Compliance è l’origine delle merci: può coincidere, infatti, sia con il luogo di provenienza delle materie prime sia con quello di lavorazione. Dal punto di vista delle certificazioni e dei conseguenti vantaggi, si distinguono due categorie: origine preferenziale e origine non preferenziale.

Origine Preferenziale

L’origine preferenziale permette di usufruire di una riduzione o di un azzeramento dei dazi quando si esporta il bene verso determinati Paesi con cui l’Unione Europea ha firmato accordi di agevolazione degli scambi commerciali.
Lo status di origine preferenziale, in sostanza, dà diritto a un miglior trattamento tariffario quando si vende dall’Europa verso Paesi extra UE. Riducendo i costi per chi esporta, l’origine preferenziale rende quel bene più competitivo e può rappresentare, dunque, un vantaggio anche per l’importatore.
I benefici variano a seconda del tipo di prodotto: riduzione dei dazi, esenzione totale, abolizione dei limiti sui quantitativi esportabili, ecc.

Come si determina l’origine preferenziale? In generale, si intende come luogo d’origine quello in cui il bene è stato prodotto o ha subito l’ultima trasformazione significativa. Tuttavia, molte regole cambiano in funzione dello specifico accordo siglato tra l’Unione Europea e il singolo Paese extra UE e in base alla categoria di bene (da cui dipende il valore del dazio, la percentuale massima di semilavorati, componenti o materie prime non originarie ecc.).

Gestire l’origine preferenziale significa dover reperire e fornire numerosi dati, avendo a che fare con documenti tecnici, procedimenti complessi, calcoli, controlli e potenziali sanzioni amministrative o addirittura procedimenti penali a carico dell’azienda nel caso la certificazione non risulti in regola.
Oggi esistono soluzioni informatiche che aiutano a gestire l’intero processo in modo integrato, sfruttando controlli e procedure automatiche che semplificano il lavoro e abbattono il rischio di errori e sanzioni.

Origine non preferenziale

L’origine non preferenziale è l’attributo con cui si riconosce il Paese dove il bene è stato prodotto (coltivato, fabbricato o assemblato) o dove ha subito l’ultima lavorazione o trasformazione sostanziale. Può essere attestata con un certificato d'origine rilasciato dalla Camera di Commercio (ma di cui l’azienda dichiarante è responsabile) o con una semplice dichiarazione in fattura, nella quale il bene è classificato come “Made in”.
L’esempio del “Made in Italy” è perfetto per spiegare come questa origine possa avere un valore commerciale e di marketing, mentre non dà diritto ad agevolazioni sui dazi per le esportazioni del bene: questa è la sostanziale differenza fra le due categorie.

Non basta verificare l’origine geografica o la destinazione dei beni: per evitare sanzioni bisogna avere visibilità su fornitori, clienti, intermediari e caratteristiche dei prodotti acquistati o venduti. La normativa nazionale di riferimento è il Dlgs n. 221/2017, che regola l’export di beni a duplice uso (dual use, ovvero potenzialmente utilizzabili per scopi militari) e quelli listati in conseguenza di embarghi adottati dall’Unione Europea. Il Decreto ha introdotto sanzioni penali per le aziende scoperte a esportare verso Paesi sotto embargo. Se, poi, un’azienda europea ha filiali o società controllate negli Stati Uniti oppure si appoggia a fornitori che producono negli Usa, allora deve tenere in considerazione anche le regole e le sanzioni previste oltreoceano.

I beni Dual Use

Si tratta di prodotti, software o tecnologie formalmente destinati a utilizzo civile, ma che si prestano potenzialmente a usi militari. Trattati, risoluzioni delle Nazioni Unite e convenzioni internazionali regolano il loro impiego, con lo scopo di evitare che il commercio di questi beni possa contribuire a programmi di proliferazione chimica, biologica o nucleare o che siano usati per realizzare armi di distruzione di massa.
La loro esportazione è sottoposta a un regime di controllo da parte dell’Unione Europea, come stabilito dal Regolamento n. 428/2009 (recepito in Italia con il D.Lgs. n. 221/2017), che elenca nell’allegato I la lista dei prodotti dual use e i relativi codici. Per poterli esportare è necessario ottenere un’autorizzazione dal Ministero dello Sviluppo Economico.

Le sanction lists

Le sanction lists sono strumenti di contrasto all’illegalità e anche a problemi più gravi, come il terrorismo. Esistono elenchi ufficiali di individui, gruppi, organizzazioni e aziende su cui pendono sanzioni economiche o legali valide in Unione Europea e sui territori nazionali.
In Europa, le sanction lists più importanti sono quella del Consiglio di sicurezza delle Nazioni Unite e quella del Common Foreign Security Policy, una policy sottoscritta dai Paesi membri dell’UE. Inoltre bisogna ricordare che le liste vigenti negli Stati Uniti, in primis quella dell’Office of Foreign Asset Control (OFAC) del Dipartimento del Tesoro, si applicano anche alle aziende europee che trattano prodotti di origine statunitense. Gli archivi sono disponibili come open data via Web, ma la loro consultazione può risultare ostica per via della complessità della classificazione e dei codici associati.

Gli embarghi

Il blocco degli scambi commerciali verso un Paese per ragioni politiche o economiche è un altro elemento in gioco nella Trade Compliance. Il mancato rispetto di un embargo commerciale per le aziende italiane può avere pesanti conseguenze: in base al Dlgs n. 221/2017, in vigore dal 1° febbraio 2018, la violazione può essere sanzionata sul piano penale.
Al Trattato di Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE) è associata una lista delle regole comunitarie nei confronti dei Paesi sottoposti a restrizioni commerciali, inclusi gli embarghi su alcune categorie di beni (armi, dual use) e tipologie di investimenti. Periodicamente aggiornato, il documento è liberamente consultabile ma è redatto solamente in lingua inglese.

Business Partner Reputation e Beneficial Owner

La verifica della reputazione dei business partner, cioè delle persone o organizzazioni con cui si intessono rapporti commerciali di fornitura, outsourcing, intermediazione, distribuzione, vendita, è fondamentale. Dai casi più gravi, come quelli di corruzione e sfruttamento del lavoro minorile, alle offese e illeciti commerciali: sono molti i comportamenti che possono incidere sulla reputazione di un’azienda e ricadere a cascata sui suoi partner commerciali. Non verificare la reputazione di un business partner può avere conseguenze costose: multe, risarcimenti da corrispondere, cause legali, interruzione delle attività, risorse vincolate e altro ancora. Tuttavia, la verifica è un’attività complessa, non fosse altro per la difficoltà di identificare tutti gli attori coinvolti nelle supply chain. I metodi possibili spaziano dalla ricerca di informazioni di background sul potenziale business partner, alle verifiche di integrità, fino alle più articolate procedure di Business partner compliance screening (Bpcs).

Allo stesso modo, risalire all’origine di un’attività, cioè al titolare o beneficiario effettivo, non è sempre facile, specie quando nei rapporti commerciali intervengono fondi, istituzioni finanziarie, broker e intermediari di vario tipo. Il tema dell’identificazione del beneficial owner in Europa è affrontato da diverse leggi e regolamenti, tesi a contrastare il riciclaggio di denaro e altre attività illecite. Un testo di riferimento è la Direttiva 2015/849 del Parlamento Europeo (Quarta Direttiva Antiriciclaggio, recepita in Italia con Dlgs n. 90/2017), che ha imposto ai Paesi membri il dovere di istituire dei registri nazionali centralizzati dei titolari effettivi di aziende e trust. Tali registri devono essere consultabili in caso di richieste e due diligence. La Quarta Direttiva Antiriciclaggio definisce il beneficial owner come la persona (o le persone) che possiede oppure controlla l’attività al livello più alto, oppure la persona (o le persone) a nome della quale l’attività viene svolta da altri. Si parla di ownership diretta per le persone fisiche che possiedono oltre il 25% delle quote o interessi di proprietà di un’entità legale; di ownership indiretta se a controllare oltre il 25% è una società. Il Dlgs n. 90/2017 definisce il beneficiario effettivo come “la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita”.